Pflicht zur Führung eines Aktienregisters für KMU-AGs

Die Schweiz ist ein Land der KMU. Diese bilden mehr als 99% der Unternehmen. Ein KMU definiert sich in diesem Zusammenhang als Unternehmen mit bis zu 250 Beschäftigten. Insgesamt sind in der Schweiz rund 2.9 Mio. Beschäftigte in 584’624 KMU’s tätig [0]. Davon sind 56% der kleinen und mittleren Unternehmen Einzelunternehmen und 20% Aktiengesellschaften. Aktiengesellschaften und Einzelunternehmen sind die häufigste Rechtsform in der Schweiz.

Mit der Gründung einer Aktiengesellschaft ist der Verwaltungsrat verpflichtet ein Aktienregister über die Aktionäre zu führen. Über die Namensaktien führt die Gesellschaft ein Aktienbuch (OR, Art. 686) und über die Inhaberaktien ein Verzeichnis (OR, Art. 697) [1][2]. Zusätzlich müssen gemeldete wirtschaftlich Berechtigte in einem Verzeichnis geführt werden.

Das Gesetz definiert keine Regeln über die Form, in welcher ein Aktienregister geführt werden muss. Das Aktienregister oder Verzeichnis kann sowohl auf Papier, als auch elektronisch geführt werden. Bei einer elektronischen Verwaltung der Aktionäre kommt häufig ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel zum Einsatz. Dies ist legitim, bringt jedoch einige Limitierungen und Herausforderungen mit sich.

  • Sie müssen sicherstellen, dass unter allen involvierten Parteien jeweils die aktuelle Version des Aktienregisters verfügbar ist. Sei dies elektronisch oder gedruckt
  • Sie müssen die Transaktionen nachvollziehbar abbilden um nicht nur den Überblick zum aktuellen Stand zu haben, sondern auch die Entwicklung im Aktienregister feststellen zu können
  • Sie müssen die gesetzlichen Rahmenbedingungen einhalten und sicherstellen, dass Ihre Lösung dies unterstützt
  • Sie müssen die Aufbewahrungsfristen einhalten
  • Sie müssen das Aktienregister in ihrer Datensicherung berücksichtigen
  • Bei der Nutzung von Zertifikaten müssen diese herausgegeben und auch wieder invalidiert werden können
  • Angaben aus dem Aktienregister sollten einfach weiterverarbeitet werden können für die Organisation der Generalversammlung, Auszahlung von Dividenden oder Aktionärsbestätigungen

Spezialisierte Programme wie das muncca Aktienregister unterstützten die Digitalisierung der Aktienregister. Das muncca Aktienregister bietet eine ganzheitliche Prozess-Abbildung und ermöglicht eine effiziente Aktienregister Verwaltung. Alle Transaktionen werden nachvollziehbar abgebildet. Eine intuitive Benutzeroberfläche unterstützt Sie bei der Verwaltung der Aktionäre im Aktienregister.

Quellen

Fotos von Thomas Quaritsch und Samuel Zeller auf Unsplash